Datenschutzordnung des RSC Kirrlach e.V.
Präambel
Der RSC Kirrlach e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
Der RSC Kirrlach e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
Datenschutzordnung
§ 1 Allgemeines
§ 1 Allgemeines
Der
Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen
als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von
ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im
Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten
offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene
Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1.
Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von
Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein
insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname,
Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort),
Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf.
Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und
Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und
E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und
Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im
Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder
an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur
Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass,
Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen, in der Regionalzeitung und in
Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen
Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen,
Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage
einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der
Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands,
der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der
Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich
für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand
nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort des
Datenschutzbeauftragten zugeordnet, soweit die Satzung oder diese
Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter
Datenschutz stellt sicher, dass Verzeichnisse der
Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die
Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist
für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1.
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,
Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie
es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei
verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit
zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern
dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die
Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von
Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und
anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit
eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht
ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die
Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der
Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder
als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten
ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1.
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen
vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen
Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim
Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private
E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc" zu
versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und
Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen
Daten zu verpflichten.
§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1.
Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die
Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem
Pressewart. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Pressewart, die
Spartenleiter, den/ die 1. Vorsitzende und den Administrator vorgenommen
werden.
2. Der Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen
ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige
Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
§ 10 Inkrafttreten
Diese
Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins im
_Dez.2019___ beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage
des Vereins in Kraft.